Política de privacidade

1. Responsável pelo tratamento

Nos tratamentos em que define as finalidades e os meios utilizados, o responsável pelo tratamento é André Filipe Pissarra Costa Oliveira, titular da atividade Maria Alice — Business Solutions.

Quando trata os dados introduzidos pelas agências clientes para gerir colaboradores, clientes, fornecedores, participantes ou operações de eventos, a Gestevent atua normalmente como subcontratante dessas agências, nos termos do Acordo de Tratamento de Dados (DPA).

2. Âmbito desta Política

Esta Política aplica-se ao site gestevent.pt, à aplicação app.gestevent.pt e ao Gestevent Time, em time.gestevent.pt. Abrange a gestão de contas e subscrições, pedidos de demonstração, comunicações, faturação, suporte, segurança e outras situações em que a Gestevent atue como responsável pelo tratamento.

O Gestevent Time é o módulo de guião e régie do evento, disponibilizado de forma independente e gratuita. Os dados profissionais de quem cria conta podem integrar a gestão de contactos da Gestevent, nas condições descritas nas secções 5, 5-A e 5-B.

3. Conta e autenticação

Dados tratados: Nome, email, credenciais protegidas, fatores de autenticação, último acesso, endereço IP, informação técnica do navegador ou dispositivo e Organização associada.

Finalidades: Criar e gerir a conta, autenticar o Utilizador, recuperar o acesso, proteger o serviço e prevenir abusos.

Fundamento: Execução do contrato, quando o titular seja parte; diligências pré-contratuais, quando aplicável; e interesses legítimos na gestão segura das contas e na prestação do serviço à Organização cliente.

4. Subscrição e faturação

Dados tratados: Nome ou denominação, NIF, morada, email, plano, periodicidade, datas, valores, identificadores de cliente e de subscrição e informação relacionada com pagamentos.

Os dados completos do cartão são tratados diretamente pela Stripe e não são armazenados pela Gestevent.

Finalidades: Contratação, cobrança, gestão da subscrição, faturação, contabilidade e cumprimento de obrigações fiscais.

Fundamento: Execução do contrato e cumprimento de obrigações legais.

5. Demonstrações e contactos comerciais

Dados tratados: Nome, agência ou empresa, email, telefone, dimensão da equipa, mensagem, notas comerciais, responsável interno, próxima ação e estimativa comercial.

Finalidades: Responder ao pedido, demonstrar o produto, preparar uma proposta e acompanhar o contacto comercial.

Ao criar conta no Gestevent Time, o nome, email, agência e dimensão da equipa indicados no registo passam também a integrar os contactos comerciais da Gestevent. É associado um resumo de utilização: data de registo, último acesso e número de eventos, palcos e sessões. O conteúdo dos guiões não é utilizado para esta finalidade.

Na marcação de uma demonstração, são tratados também a data e hora, o link da reunião, o resultado — realizada, falta ou cancelada — e o próximo passo combinado. Estes dados apoiam o envio das mensagens descritas nas secções seguintes.

Fundamento: Diligências pré-contratuais solicitadas pelo interessado e interesse legítimo na gestão de contactos comerciais profissionais.

5-A. Comunicações sobre a Gestevent

Quem cria conta na Gestevent ou no Gestevent Time, ou pede uma demonstração, pode receber comunicações por email sobre novidades, funcionalidades, apoio à utilização, demonstrações e propostas comerciais, de acordo com os fundamentos aplicáveis e as condições das secções 5-A e 5-B.

Para estes envios são tratados o nome, email, agência e registos de entrega, abertura e cliques nos links. Algumas mensagens integram as sequências automáticas descritas abaixo.

Finalidades: Apresentar a plataforma e as suas novidades, apoiar a adoção e medir os resultados das comunicações.

Fundamentos: Os envios são realizados com base no consentimento ou, nos casos em que seja legalmente admissível, no interesse legítimo, de acordo com o RGPD e com o artigo 13.º-A da Lei n.º 41/2004. Os fundamentos indicados para cada sequência automática constam da secção 5-B.

Cada email comercial inclui uma opção para deixar de receber comunicações. A pessoa pode opor-se a qualquer momento, sem consequências para a conta. Os contactos sem relação anterior com a Gestevent só recebem estas comunicações mediante consentimento.

As mensagens necessárias ao serviço, como confirmação de conta, segurança, faturação, convites e avisos de funcionamento, não dependem desta opção.

5-B. Mensagens automáticas

A aplicação envia mensagens automáticas de acordo com a utilização de cada conta e com o estado dos pedidos de demonstração. A Gestevent não compra, aluga nem importa listas de endereços para estas sequências.

1. Demonstração

Quem marca uma demonstração recebe a confirmação, um lembrete na véspera e uma mensagem de seguimento depois da reunião. Se faltar à reunião, recebe uma única proposta de nova data.

2. Primeiros passos

Quem cria uma agência recebe a indicação de que a conta está pronta e, nos dias seguintes, sugestões adequadas ao que já foi feito, como criar o primeiro projeto, juntar a equipa ou iniciar o orçamento. A sequência termina quando a agência começa a utilizar a plataforma. Quem entra por convite recebe uma mensagem de boas-vindas.

3. Retoma da utilização

O titular da conta de uma agência cliente pode receber até três mensagens quando a agência fica sem atividade durante 14 dias ou um projeto em curso fica sem atividade durante 7 dias. Os envios terminam quando existe atividade ou um pedido de suporte. Cada agência recebe, no máximo, uma destas sequências em cada período de 90 dias.

4. Do Gestevent Time para a Gestevent

Quem utilizou o Gestevent Time num evento, não pertence a uma agência na Gestevent e reúne as condições de consentimento aplicáveis pode receber três mensagens ao longo de cerca de duas semanas para conhecer a plataforma Gestevent. A sequência termina se a pessoa marcar uma demonstração, passar a ter conta na Gestevent ou deixar de querer receber comunicações. Não se repete.

Horários e frequência

As mensagens que não são de serviço são enviadas apenas em dias úteis, entre as 9h30 e as 17h30, hora de Lisboa. O limite é de uma mensagem por dia e duas por semana por pessoa, ou três por semana na sequência de primeiros passos.

Antes de cada envio, a plataforma confirma se a mensagem continua a ser adequada. Por exemplo, verifica se a demonstração continua marcada para a mesma hora. Se deixar de fazer sentido, a mensagem é cancelada.

Dados utilizados

São utilizados o email, primeiro nome, nome da agência e dados de utilização: criação da conta ou entrada por convite; existência de projeto, equipa no projeto ou orçamento; última atividade; dados da demonstração referidos na secção 5; e contagens de eventos, palcos e sessões do Gestevent Time.

Na retoma de um projeto, o nome do projeto é indicado na mensagem ao titular da conta. O restante conteúdo dos projetos não é utilizado para estas sequências: briefings, orçamentos, valores, clientes, fornecedores, participantes, guiões e ficheiros.

É registado o que foi agendado, enviado ou cancelado, o motivo, a versão do texto e, quando disponível, a entrega, abertura e cliques nos links.

Fundamentos apresentados para cada sequência

• Demonstração: a confirmação, o lembrete e a proposta de nova data baseiam-se em diligências pré-contratuais a pedido do interessado, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD. A mensagem de seguimento, que pode incluir proposta, invoca o interesse legítimo na promoção de serviços próprios junto de quem pediu essa informação, nos termos da alínea f).
• Primeiros passos: execução do contrato, quando o titular seja parte, e interesse legítimo do Prestador e da Organização em colocar o serviço em funcionamento, nos termos das alíneas b) e f).
• Retoma: interesse legítimo na prestação e promoção do serviço junto dos próprios clientes, nos termos da alínea f) do RGPD e do artigo 13.º-A, n.º 3, da Lei n.º 41/2004.
• Gestevent Time para Gestevent: consentimento, nos termos da alínea a) do RGPD e do artigo 13.º-A, n.º 1, da Lei n.º 41/2004. Pode ser retirado a qualquer momento, sem consequências na conta do Gestevent Time.

Como deixar de receber

Os emails destas sequências que não sejam de serviço incluem um link para deixar de receber e uma opção de cancelamento com um clique no próprio programa de email.

A oposição abrange todas as comunicações que não sejam de serviço e cancela de imediato as mensagens agendadas. É respeitada quando manifestada no registo, ao aceitar um convite, no Perfil, em «Receber emails de acompanhamento e novidades», ou através do suporte.

São classificadas como mensagens de serviço a confirmação e o lembrete de demonstração, a proposta única de nova data após uma falta, a indicação de que a conta está pronta e as boas-vindas a quem entra por convite.

Um endereço que devolva emails como inexistente, ou cujo titular marque uma mensagem como spam, deixa de receber estas mensagens.

Envio e medição

Os emails são enviados através da Resend, a partir da região configurada na Irlanda. A Resend comunica à Gestevent os estados de entrega, devoluções, queixas, aberturas e cliques.

A abertura é medida através de uma pequena imagem no email e os cliques através do redirecionamento dos links. Os links para o site e a aplicação incluem parâmetros que identificam a sequência e a mensagem, sem identificar diretamente a pessoa.

5-C. Chat do site e mensagens

O site tem um chat para quem quer saber mais sobre a Gestevent, pedir ajuda ou falar com a equipa. As mensagens enviadas à Gestevent por Messenger, Instagram ou WhatsApp chegam ao mesmo sítio e são tratadas da mesma forma.

Dados tratados: As mensagens trocadas, a data e hora de cada mensagem e os dados de contacto que a pessoa decida indicar na conversa, como nome, empresa, email, telefone e o que procura. No chat do site, também a página onde a conversa começou e um código derivado do endereço IP com uma chave secreta, que não permite recuperar o endereço e serve apenas para limitar abusos. No Messenger, no Instagram e no WhatsApp, o identificador da pessoa nesse canal, o nome do perfil e, no WhatsApp, o número de telefone.

Finalidades: Responder às perguntas, encaminhar a conversa para o suporte ou para o contacto comercial e, quando a pessoa o pretenda, criar um contacto comercial nos termos da secção 5. O contacto comercial é criado por uma pessoa da equipa da Gestevent, nunca automaticamente.

A assistente ALICE responde primeiro, com recurso ao fornecedor de inteligência artificial descrito na secção 14, com base nos planos publicados no site e no manual de utilização. Quando não sabe responder, quando o assunto é um erro, a conta, pagamentos ou dados pessoais, ou quando a pessoa o pede, a conversa passa a uma pessoa da equipa, que responde no mesmo chat. A assistente não toma decisões com efeitos sobre a pessoa.

Para a conversa poder continuar e receber respostas, o navegador guarda um identificador da conversa, nos termos da Política de Cookies. O conteúdo do chat não é gravado pelas ferramentas de análise do site.

O Messenger, o Instagram e o WhatsApp são serviços da Meta Platforms Ireland Limited, que trata as mensagens segundo as suas próprias condições e políticas de privacidade. A Gestevent só responde por esses canais nas condições que a Meta permite.

Fundamento: Diligências pré-contratuais solicitadas pelo interessado e interesse legítimo em responder a quem contacta a Gestevent.

6. Suporte

Dados tratados: Identificação da conta, assunto, descrição, mensagens, tempo de assistência registado e informação técnica necessária à resolução do pedido.

Na aplicação, o suporte pode decorrer por chat, a partir do painel da assistente ALICE. A conversa com a assistente que antecedeu o pedido fica associada a ele numa nota interna, visível apenas à equipa da Gestevent, para não ser preciso repetir o que já foi dito.

Finalidades: Prestar apoio, resolver problemas, documentar a assistência e melhorar a fiabilidade do serviço.

Fundamento: Execução do contrato e interesse legítimo na gestão e melhoria do serviço.

7. Segurança e registos técnicos

Dados tratados: Endereço IP, informação técnica do navegador, data e hora, página ou rota acedida, eventos de autenticação, registos de auditoria e registos técnicos de erro.

Os registos de erro estão configurados para evitar a recolha deliberada dos conteúdos introduzidos pelos Utilizadores.

A aplicação regista também as exportações de dados (Excel, PDF e ficheiros de faturas): quem exportou, o quê, em que formato, quando e quantas linhas, sem o conteúdo exportado. A Direção da Organização consulta este registo, e o das alterações à equipa, aos acessos, aos orçamentos, à faturação e às despesas, em Definições › Registo de atividade.

Finalidades: Segurança, prevenção de fraude e abuso, diagnóstico, investigação de incidentes e integridade da plataforma.

Fundamento: Interesses legítimos do Prestador e dos Clientes na segurança e, quando aplicável, cumprimento de obrigações legais.

8. Dados tratados por conta dos Clientes

Consoante as funcionalidades utilizadas, as agências podem introduzir dados de colaboradores, clientes, fornecedores, participantes, hóspedes e passageiros.

8.1 Utilizadores e colaboradores

Nome, email, telefone, função, cargo, departamento, vínculo, competências, fotografia e custo por hora. Quando seja utilizada a ficha de colaborador, podem também constar nome completo, documento de identificação, NIF, número de Segurança Social, número de utente, nacionalidade, data de nascimento, género, estado civil, morada, contactos pessoais e de emergência e dados bancários. Podem ainda existir turnos, ausências, tarefas e avaliações internas.

8.2 Clientes e pessoas de contacto

Nome da empresa, NIF, setor, morada, site, condições de pagamento e pessoas de contacto, incluindo nome, cargo, email, telefone, indicação de decisor e notas.

8.3 Fornecedores

Nome, NIF, categoria, morada, email, telefone, condições, avaliações, notas e dados das respetivas pessoas de contacto.

8.4 Participantes, hóspedes e passageiros

Nome, email, empresa, cargo, tipo de bilhete, resposta a convite, restrições alimentares, notas, alojamento, quarto, datas de estadia, companheiros de quarto, voos, horários, origem, destino, contacto e campos personalizados criados pela agência.

8.5 Categorias especiais de dados

Alguns dados podem revelar saúde ou convicções religiosas, como determinadas restrições alimentares ou informação de saúde associada a ausências. Compete à agência Cliente determinar o fundamento jurídico adequado. A Gestevent atua segundo as instruções documentadas do Cliente.

9. Utilização apenas dos dados necessários

Clientes e Utilizadores devem introduzir apenas a informação necessária às finalidades profissionais em causa. A informação médica detalhada ou particularmente sensível só deve ser registada quando seja indispensável e exista fundamento jurídico adequado.

10. Prestadores e destinatários

A Gestevent recorre a prestadores tecnológicos para as finalidades descritas nesta Política. A lista atualizada encontra-se na página de prestadores tecnológicos.

Inclui atualmente Vercel, Supabase, Resend, Stripe, Moloni, Cloudflare, Google Places e Google Cloud Vertex AI. A Resend assegura também o envio das mensagens automáticas descritas na secção 5-B.

No site, mediante consentimento, são utilizados Google Analytics, Microsoft Clarity, Meta Pixel e API de Conversões, nos termos da secção 12-A.

A medição de utilização da aplicação, descrita na secção 12-B, não envolve prestadores adicionais. As notificações no dispositivo são entregues através do serviço de notificações do navegador utilizado, como explicado na secção 12-C.

Os dados podem ainda ser comunicados a autoridades públicas quando exista uma obrigação legal ou uma decisão legalmente vinculativa.

11. Localização e transferências internacionais

Os principais serviços de aplicação, base de dados, armazenamento e email estão configurados em regiões da União Europeia. Alguns serviços auxiliares podem envolver tratamento global ou nos Estados Unidos.

Quando exista uma transferência internacional, são utilizados mecanismos admitidos pelos artigos 44.º e seguintes do RGPD, consoante aplicável: decisões de adequação, EU–US Data Privacy Framework e/ou cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia.

12. Pesquisa de locais e moradas

Quando um Utilizador pesquisa um local ou uma morada, o texto é enviado à Google através dos servidores da Gestevent, para obter sugestões através do Google Places. Nesta funcionalidade, o navegador não comunica diretamente com a Google.

12-A. Utilização do site e medição de anúncios

No site gestevent.pt, após o visitante aceitar no aviso de cookies, são utilizados o Google Analytics e o Microsoft Clarity para compreender e melhorar a navegação.

Podem ser tratados dados sobre páginas visitadas, origem da visita, dispositivo, cliques e deslocamentos na página. O Clarity disponibiliza mapas de calor e gravações de navegação com os campos de texto ocultados.

Com a mesma aceitação, são utilizados o Meta Pixel e a API de Conversões para medir os anúncios da Gestevent no Facebook e no Instagram e apresentar anúncios a quem já visitou o site. Podem ser registadas a visita, a consulta dos planos e o pedido de demonstração.

Quando é marcada uma demonstração, o servidor confirma esse acontecimento à Meta com o email e o primeiro nome convertidos em códigos através de hash SHA-256, bem como o endereço IP e o identificador do navegador. O hash permite a correspondência técnica de dados e não deve ser entendido como garantia de anonimato. A confirmação ajuda a evitar que o mesmo pedido seja contado duas vezes.

A Meta trata também os dados como responsável pelo tratamento, nos termos da sua própria política de privacidade.

Fundamento: Consentimento, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD. Pode ser recusado sem consequências para a utilização do site. Atualmente, a escolha pode ser alterada limpando os dados do site no navegador, o que volta a apresentar o aviso.

Estas ferramentas de análise e publicidade não são utilizadas em app.gestevent.pt. A Política de Cookies descreve as tecnologias aplicadas.

12-B. Medição da utilização da aplicação

A aplicação regista acontecimentos de utilização para perceber que funcionalidades são usadas, onde existem dificuldades e quais os ecrãs com problemas de desempenho.

Informação registada: Página aberta sem identificadores de registos, por exemplo «/projetos/[projeto]/tarefas»; funcionalidade utilizada, como abrir o Command Center, aplicar um filtro ou guardar uma vista; início, conclusão ou abandono de determinados processos; tempo de carregamento; tipo de dispositivo; data e hora; Organização; e identificador interno da conta.

Esta medição não regista o conteúdo introduzido pelos Utilizadores, valores, nomes de clientes, fornecedores ou participantes, ficheiros, texto das pesquisas, endereço IP ou identificação completa do navegador.

Não são utilizados cookies, identificadores guardados no dispositivo ou ferramentas externas para esta medição. Os dados ficam na base de dados da Gestevent, na União Europeia.

Finalidades: Melhorar a utilização e o desempenho da aplicação, definir prioridades de desenvolvimento, acompanhar a adoção em cada conta, prestar suporte e propor o plano adequado.

Os dados não são utilizados para publicidade de terceiros nem para avaliar o desempenho profissional dos Utilizadores. Não são disponibilizados às agências Clientes. A equipa da Gestevent pode consultá-los de forma agregada e por Organização ou Utilizador, incluindo dias de utilização, módulos usados e último acesso.

Fundamento: Interesse legítimo do Prestador na melhoria e fiabilidade do serviço, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD. Cada Utilizador pode opor-se no Perfil, desligando «Medir a minha utilização», sem consequências no funcionamento da aplicação. Os prazos constam da secção 15.7.

Presença na aplicação

Enquanto a aplicação está aberta e visível no ecrã, o navegador envia a cada minuto um sinal com a página aberta, sem identificadores de registos. É guardada apenas a área utilizada, por exemplo «Orçamento» ou «Email», e a hora do sinal.

Existe um único registo por conta, substituído pelo sinal seguinte, sem histórico de presença. A consola apresenta contagens por Organização e por área, sem nomes, para a equipa da Gestevent acompanhar a utilização nesse momento.

Ao desligar «Medir a minha utilização», o Utilizador deixa de enviar o sinal e o último registo é apagado.

Links e ecrãs sem conta

Nos links de régie, palco, teleponto, cliente, edição e ecrãs públicos, é contado apenas o número de aberturas por dia, Organização e tipo de link. Não são registados a identidade de quem abriu, endereço IP, dispositivo ou outros identificadores. Trata-se de uma contagem agregada que não permite identificar pessoas.

12-C. Notificações

A aplicação envia avisos relacionados com o trabalho de cada Utilizador, como tarefas atribuídas, comentários em tarefas que acompanha, alterações de turno, despesas por aprovar, respostas de fornecedores ou clientes, falhas de envio, prazos e respostas do suporte.

Cada notificação regista o destinatário, Organização, tipo, título e contexto curtos, link para o registo, autor da ação, data e estado: por ler, lida, arquivada ou resolvida.

As notificações são criadas apenas para membros da Organização a que o registo pertence e não são enviadas à pessoa que realizou a ação. Ao abrir a notificação, a aplicação volta a verificar se o Utilizador tem acesso ao registo.

No Perfil, cada Utilizador pode escolher as áreas sobre as quais recebe avisos, os avisos no ecrã, os lembretes de prazos e o horário de silêncio. Os avisos de segurança, conta e suporte mantêm-se ativos.

Notificações no dispositivo

Estas notificações só são ativadas após autorização no navegador. Para cada dispositivo autorizado, a Gestevent guarda o endereço de entrega fornecido pelo navegador, as chaves técnicas associadas, a descrição do navegador e a data do último envio.

São enviadas apenas notificações urgentes. O texto apresentado contém o título e a área, sem valores nem o contexto da notificação.

A entrega passa pelo serviço de notificações do fabricante do navegador, como Google, Apple, Mozilla ou Microsoft, que recebe a mensagem cifrada e o endereço de entrega.

O Utilizador pode retirar a autorização no Perfil ou nas definições do navegador. Um dispositivo declarado inválido pelo navegador é eliminado automaticamente.

Finalidade: Informar o Utilizador sobre o trabalho que lhe diz respeito.

Fundamento: Execução do contrato com o Cliente e interesse legítimo na organização do trabalho. As notificações no dispositivo dependem da autorização do Utilizador. Os prazos constam da secção 15.9.

13. Proteção contra abuso

A Gestevent utiliza Cloudflare Turnstile nas páginas protegidas contra bots e abuso. Este serviço pode tratar sinais técnicos do navegador e do dispositivo, incluindo o endereço IP, para distinguir utilização legítima de atividade automatizada.

14. Inteligência artificial e assistente ALICE

As funcionalidades de inteligência artificial estão incluídas nos planos, dentro dos respetivos limites, e dependem da ativação nas definições da agência, com a exceção do modo de ajuda à utilização descrito abaixo.

Permitem, por exemplo, ler faturas e propostas, preencher formulários, sugerir tarefas, atividades de cronograma, momentos de guião, material ou linhas de orçamento, organizar importações e resumir ou redigir emails.

Prestador e localização

O texto e os documentos necessários ao pedido são transmitidos ao fornecedor de IA, atualmente Google Vertex AI, com modelos Gemini. O tratamento ocorre em centros de dados de Estados-Membros da União Europeia, sem ficar limitado a um único país. A Google não utiliza estes dados para treinar modelos.

ALICE com um projeto aberto

Em cada pergunta são enviados a pergunta, a conversa em curso e a informação essencial do projeto: ficha, briefing, contactos do cliente e documentos, até quatro ficheiros PDF ou imagem.

As restantes áreas só são transmitidas quando a pergunta o exige e a ALICE as consulta para responder. Podem ser consultados:

• Do projeto aberto ou de outro indicado pelo Utilizador: tarefas, orçamento, pedidos de orçamento e propostas, despesas, faturação, cronograma, guião, inscritos, transfers, alojamento, material, equipa, escala, tempos registados, notas, emails associados e avaliação.
• Alojamento e transporte da equipa: reservas de hotel, distribuição por quartos, viaturas, voos, comboios e autocarros de quem trabalha no evento, sem anexos nem bilhetes.
• Proposta ao cliente: versões, valor final, validade, registos dos envios, datas, versões enviadas, assunto, autor, número de destinatários e nomes dos destinatários que sejam contactos registados; lembretes, incluindo dia, hora, estado e indicação de texto personalizado; e data da resposta do cliente.
• Da Organização: listas de projetos, clientes, fornecedores e equipa, agenda e assuntos que aguardam decisão.

No caso da proposta ao cliente, não são transmitidos os endereços de email dos destinatários, o texto dos emails ou lembretes, o assunto ou conteúdo das respostas do cliente, nem os anexos. O assunto referido no ponto anterior é o do envio da proposta, não o da resposta do cliente.

Um ficheiro anexado à conversa é transmitido com a pergunta e eliminado da plataforma após a leitura.

ALICE na criação de um projeto

Em «Novo projeto», o Utilizador pode pedir à ALICE que organize a informação do evento. São enviados o texto escrito ou colado, até quatro ficheiros anexados e os nomes das pessoas da equipa da Organização e respetivas funções de projeto, para reconhecer as referências no texto.

A ALICE propõe o preenchimento do briefing, que o Utilizador revê e corrige antes de criar o projeto. O texto de entrada não fica guardado nesse fluxo: o registo dos pedidos guarda apenas o nome do projeto. Os anexos ficam no arquivo da Organização e, após a criação, nos Ficheiros do projeto.

Permissões e dados pessoais

A ALICE só pode consultar informação a que o próprio Utilizador tenha acesso. Se o Utilizador não pode consultar valores, a ALICE não consulta os valores da plataforma nem responde com esses montantes.

Os dados enviados podem incluir informação pessoal de contactos, colaboradores e participantes. As restrições alimentares são transmitidas em contagens, sem identificar cada pessoa. Os nomes dos inscritos só são transmitidos quando a pergunta os pede. O motivo das ausências dos colaboradores não é transmitido.

O Cliente deve considerar estes tratamentos ao autorizar a funcionalidade na Organização.

Propostas de alterações e rascunhos de email

A ALICE não grava alterações por iniciativa própria. Quando o Utilizador pede a criação de tarefas, atividades de cronograma ou notas, ou a alteração do prazo de uma tarefa, é apresentada uma proposta num cartão. A alteração só é gravada quando o Utilizador a confirma, com as permissões que tem na plataforma.

Um rascunho de email produzido pela ALICE não é enviado nem guardado automaticamente. O Utilizador abre-o no módulo de email, escolhe o destinatário e decide o envio.

Conversa e propostas guardadas

A conversa em modo de projeto ou Organização mantém-se no navegador enquanto o separador estiver aberto. A Gestevent não guarda a conversa completa, as respostas da IA ou o conteúdo devolvido pelas consultas. Conserva, contudo, o registo dos pedidos descrito a seguir, que inclui o texto da pergunta durante 90 dias.

O texto de uma proposta de alteração fica guardado até à confirmação pelo Utilizador ou, se não for confirmada, até um dia depois de expirar.

O fornecedor de IA não conserva os pedidos nem os utiliza para treinar modelos. Cada pedido conta para o limite mensal por pessoa previsto no plano.

Registo dos pedidos à IA

A Gestevent regista os pedidos para auditoria, segurança e controlo de custos. O registo inclui:

• Utilizador, funcionalidade e projeto, quando exista.
• Texto da pergunta ou instrução escrita, durante 90 dias.
• Nome e parâmetros das consultas feitas pela ALICE, sem o conteúdo devolvido.
• Modelo utilizado, quantidade de texto processado, custo estimado, duração e indicação de sucesso ou falha do pedido.
• Quando uma proposta é confirmada, quem a confirmou, quando e quantos registos foram gravados.

O texto da pergunta é acessível apenas ao Utilizador que a fez. A Direção da Organização pode aceder aos restantes elementos do registo de toda a Organização, sem o texto das perguntas.

A Direção consulta e exporta estes elementos na aplicação, em Definições › Registo de atividade. O registo é conservado durante 12 meses; o texto das perguntas, durante 90 dias. A eliminação definitiva de um projeto elimina também os registos de IA associados a esse projeto.

Os pedidos feitos no modo de ajuda seguem as regras específicas desse modo.

ALICE fora de um projeto

Fora de um projeto, a ALICE pode responder sobre a Organização. Em cada pergunta são enviados a pergunta, a conversa em curso e a ficha aberta, como um cliente, fornecedor, colaborador ou artigo de armazém, com as pessoas, notas e emails associados.

As restantes informações só são transmitidas se a pergunta o exigir e a ALICE as consultar. Estas consultas podem abranger:

• Listas de projetos, clientes, fornecedores e equipa.
• Tarefas em aberto dos projetos acessíveis ao Utilizador.
• Agenda das semanas seguintes: eventos, escala, ausências e reservas de viaturas, incluindo projeto, datas e condutor.
• Pedidos de orçamento e outros assuntos que aguardem decisão; despesas por aprovar ou pagar e faturação em aberto apenas para quem tenha acesso a valores.
• Detalhes de um projeto, nas condições descritas acima.

Aplicam-se as mesmas permissões, limites de acesso a valores e regras de registo. Nada é gravado sem revisão e confirmação do Utilizador. A Gestevent não utiliza a IA para decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos ou similarmente significativos sobre as pessoas.

Modo de ajuda à utilização

A ALICE também responde a perguntas sobre o funcionamento da Gestevent com base no manual da plataforma, em todos os planos.

Quando a IA está desligada nas definições da Organização, e na página de Suporte, este é o único modo disponível. Não consulta projetos, clientes, fornecedores, orçamentos, emails ou ficheiros da Organização. Apenas a pergunta escrita e a conversa em curso são enviadas ao fornecedor de IA.

Neste modo, as perguntas e respostas são guardadas com a Organização, o módulo e a avaliação «útil» ou «não útil», sem identificação do Utilizador, para melhorar a informação de ajuda. O Utilizador não deve incluir dados pessoais nessas perguntas.

Os dados são conservados durante 90 dias, conforme a secção 15.8. Este tratamento é distinto das conversas com acesso aos dados de um projeto ou da Organização.

Assistência à equipa da Gestevent

A equipa da Gestevent pode usar assistência por inteligência artificial na consola de gestão, para resumir o histórico da relação com uma Organização e preparar respostas a pedidos de suporte. Esta assistência é usada pela equipa da Gestevent e não consome os créditos de IA da Organização.

Para esse efeito podem ser transmitidos ao fornecedor de IA descrito acima os dados de conta e da relação com a Gestevent: identificação da Organização e da pessoa de contacto, plano e estado da subscrição, notas internas da equipa da Gestevent, oportunidades comerciais, tarefas, etapas de acompanhamento, pedidos de suporte com as respetivas mensagens, os endereços de email dos convites por aceitar da Organização e, para cada pessoa da equipa da Organização, o nome, o papel, os dias com utilização nos últimos 30 dias e o último acesso. Não são transmitidos projetos, orçamentos, fornecedores, clientes da Organização nem ficheiros. Antes do envio são retirados números de cartão, IBAN, chaves e códigos de acesso que possam constar das mensagens.

Os resumos e rascunhos indicam a origem de cada informação e distinguem factos de hipóteses.

Para dúvidas de utilização cobertas por artigos de ajuda validados por uma pessoa da equipa da Gestevent, a assistente pode responder sozinha a quem abriu o pedido na aplicação. A resposta usa só o conteúdo desses artigos, é enviada logo após o pedido e diz que foi preparada pela assistente e como pedir a intervenção de uma pessoa. Cada pedido recebe no máximo uma resposta automática; se a Organização voltar a escrever, responde uma pessoa. Erros, pedidos administrativos (faturação, plano, pagamentos, dados e contrato) e qualquer pedido fora destas condições recebem sempre resposta de uma pessoa. A pedido de quem tem o papel de Direção na Organização, a assistente pode também reenviar o email de um convite por aceitar, no máximo uma vez por dia por convite. A assistência não é usada para decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos ou similarmente significativos. Os resumos, os rascunhos, as respostas e o registo de cada pedido (modelo, duração, custo estimado e resultado) são conservados enquanto durar a relação com a Organização e eliminados com o respetivo registo na consola.

15. Prazos de conservação

15.1 Conta e contrato

Os dados necessários à relação contratual são conservados durante a subscrição e pelos períodos necessários ao encerramento, recuperação, cumprimento de obrigações legais e defesa de direitos.

15.2 Fim da subscrição

A Organização mantém-se normalmente em modo de só leitura durante 90 dias. Salvo pedido de eliminação anterior, obrigação legal ou acordo específico, os Dados do Cliente podem ser conservados até 12 meses após o fim da subscrição, para recuperação operacional. Depois, são eliminados dos sistemas ativos. Enquanto a eliminação integral não estiver automatizada, o suporte executa o procedimento manualmente.

15.3 Documentos fiscais

Os registos e documentos fiscalmente relevantes são conservados durante o prazo legal aplicável, atualmente 10 anos nos termos da legislação fiscal portuguesa, sem prejuízo de um prazo superior exigido por lei em situações específicas.

15.4 Pedidos de demonstração

Os pedidos que não resultem em contratação podem ser conservados até 24 meses após a última interação comercial, salvo pedido anterior de apagamento ou fundamento legítimo para conservação adicional.

15.4-A Comunicações

Os registos de envio, abertura e cliques e, nas sequências automáticas, os acontecimentos de utilização que originaram as mensagens e os registos de agendamento, envio ou cancelamento são conservados durante 24 meses.

Os pedidos para deixar de receber e os registos de endereços suprimidos por devolução ou queixa de spam mantêm-se enquanto forem necessários para respeitar essas escolhas e impedimentos.

15.4-B Chat do site e mensagens

As conversas do chat do site que não deram origem a um contacto comercial nem estão associadas a uma conta são apagadas 12 meses após a última mensagem. As conversas por Messenger, Instagram e WhatsApp ficam guardadas na Gestevent nas mesmas condições. As restantes seguem o prazo do contacto comercial (secção 15.4) ou da conta (secção 15.1).

15.5 Participantes dos eventos

O Cliente pode configurar a conservação de determinados dados de participantes entre 1 e 120 meses. Por omissão, o prazo é de 12 meses após o fim do evento.

Enquanto a eliminação automática não abranger todas as áreas, incluindo transfers e rooming lists, os pedidos de eliminação integral são executados operacionalmente pela Gestevent.

15.6 Cópias de segurança

Os sistemas principais dispõem de cópias de segurança periódicas. Os dados eliminados dos sistemas ativos podem manter-se temporariamente nessas cópias até ao fim do ciclo de retenção, sem utilização corrente.

15.7 Medição da utilização da aplicação

Os acontecimentos de utilização são conservados durante 13 meses e depois eliminados. Podem manter-se contagens agregadas que não identifiquem Utilizadores ou Organizações.

O sinal de presença é substituído a cada minuto e eliminado após 24 horas sem um novo sinal.

15.8 Perguntas no modo de ajuda da ALICE

As perguntas e respostas no modo de ajuda, guardadas sem identificação do Utilizador, são conservadas durante 90 dias e depois eliminadas automaticamente.

15.9 Notificações

As notificações lidas ou resolvidas são eliminadas ao fim de 90 dias; as arquivadas, ao fim de 30 dias. Nenhuma notificação é conservada por mais de 12 meses.

Os dispositivos autorizados mantêm-se até o Utilizador retirar a autorização, o navegador os declarar inválidos ou a conta ser eliminada.

16. Segurança

A Gestevent utiliza medidas técnicas e organizativas proporcionais ao risco, incluindo separação dos dados das Organizações, regras de acesso na base de dados, autenticação e segundo fator, HTTPS e HSTS, cifragem do armazenamento disponibilizada pela infraestrutura, documentos em armazenamento privado, limitação de pedidos, registos de auditoria, cópias de segurança e restrições ao acesso administrativo.

17. Direitos dos titulares

Quando a Gestevent atua como responsável pelo tratamento, a pessoa a quem os dados dizem respeito pode exercer, nas condições legais aplicáveis, os direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e portabilidade. Pode também retirar o consentimento quando este seja o fundamento do tratamento.

Os pedidos devem ser enviados para suporte@gestevent.pt. A Gestevent pode solicitar informação razoável para confirmar a identidade de quem faz o pedido.

A medição de utilização da aplicação pode ser desligada diretamente no Perfil, em «Medir a minha utilização».

É possível deixar de receber comunicações comerciais e mensagens automáticas que não sejam de serviço através do link em cada email, da opção de cancelamento do próprio programa de email, do Perfil ou do suporte.

Quando o pedido respeita a dados introduzidos por uma agência Cliente, a pessoa deve, em regra, contactar essa agência. A Gestevent presta a assistência prevista no DPA.

18. Reclamação à autoridade de controlo

Sem prejuízo de outros meios administrativos ou judiciais, pode ser apresentada reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), através de www.cnpd.pt.

19. Dados de menores

A Gestevent é uma ferramenta profissional e não se destina à criação autónoma de contas por menores.

Os Clientes podem tratar dados de menores quando sejam necessários à organização de um evento e exista fundamento jurídico adequado. A licitude desse tratamento compete ao Cliente enquanto responsável pelo tratamento.

20. Alterações desta Política

Esta Política pode ser atualizada para refletir alterações legais, técnicas ou funcionais. A versão em vigor é identificada pela data de atualização.